Faktura elektroniczna to nie faktura wysłana mailem w PDF-ie. To dokument, który jest wystawiany, przesyłany i odbierany w specjalnym, cyfrowym formacie – tak, aby mógł być automatycznie odczytany i przetworzony przez systemy księgowe, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
W krajach Unii Europejskiej standardem tego typu dokumentów jest tzw. UBL (Universal Business Language) – czyli ustrukturyzowany format XML, który określa, w jaki sposób dane na fakturze mają być zapisane i uporządkowane. Dzięki UBL system wie, gdzie znajduje się numer faktury, data sprzedaży czy stawka VAT i przetwarza je automatycznie.
Co ważne, e-faktura musi być zgodna z europejską normą EN 16931, która gwarantuje jednolitość i interoperacyjność dokumentów w różnych krajach UE. Oznacza to, że zwykłe faktury PDF, Word czy papierowe przestaną być wystarczające – nie spełniają one wymogów automatycznego przetwarzania danych.